POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  HOTELES FC.

 Responsable de las bases de datos FRIENDS COMPANY SAS

 Domicilio: Av. esperanza #40 – 46 Bogotá – Colombia.

 Para HOTELES FC, empresa comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas ha diseñado estas políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO  1.  LEGISLACIÓN APLICABLE.  Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts.  15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 ARTÍCULO  2.  ÁMBITO DE APLICACIÓN.  Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre HOTELES FC a través de sus plataformas web, igualmente aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas, unidad de negocios y empresas que son tratados por FRIENDS COMPANY SAS su condición de centralizador y administrador de todas sus bases de datos.

ARTÍCULO 3. LISTA DE SOCIEDADES Y UNIDADES DE NEGOCIO. Las sociedades a las que FRIENDS COMPANY SAS les administra sus bases de datos y por las cuales es enteramente responsable en cuanto a la obtención y tratamiento de datos a las que llamaremos PUNTOS AUTORIZADOS en este documento son: HOTEL SPLENDOR, APARTASUITE GALER, HOTEL CASA MORADA, EDIFICIO MONIR Y SU CADENA DE RESTAURANTES EY PARCE HORNILLA Y SAZON. 

4. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de USUARIOS, CLIENTES, EMPLEADOS, USUARIOS DE LOS PORTALES WEB DE PROPIEDAD DE HOTELES FC QUE ESTA SOCIEDAD ADMINISTRA; USUARIOS DE LA PAGINA WEB, SEGUIDORES DE LA REDES SOCIALES Y PRODUCTOS QUE TENGA HOTELES FC. Estas políticas y manual de tratamiento aplicarán también para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos, respectivamente. ARTÍCULO

5. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre “Políticas de Tratamiento”, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan. Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realizan HOTELES FC, sociedades y unidades de negocio que administra, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO  6.  DEFINICIONES.  Para  efectos  de  la  aplicación  de  las  reglas  contenidas  en  el  presente manual,  y  de  acuerdo  con  lo  establecido  en  el  artículo  3  de  la  Ley  1581  de  2012,  se  entiende  por:  a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos  personales ;b)  Aviso  de  privacidad:  documento  físico,  electrónico  o  en  cualquier  otro  formato generado  por  el  Responsable  que  se  pone  a  disposición  del  Titular  para  el  tratamiento  de  sus  datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas  de tratamiento  de información  que le  serán  aplicables, la  forma  de  acceder a  las mismas y las características  del  tratamiento  que  se  pretende  dar  a  los  datos  personales; c)  Base  de  datos:  conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato  personal: cualquier información vinculada  o  que  pueda  asociarse  a  una  o  varias  personas  naturales  determinadas  o  determinables; e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. f) Datos sensibles:  aquellos  que  afectan  la  intimidad  del  Titular  o  cuyo  uso  indebido  puede  generar  su discriminación,  tales  como  aquellos  que  revelen  el origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las convicciones  religiosas  o  filosóficas,  la  pertenencia  a  sindicatos,  organizaciones  sociales  o  de  derechos humanos,  o  que  promueva  intereses  de  cualquier  partido  político  o  que  garanticen  los  derechos  y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; h)  Responsable  del  Tratamiento:  persona  natural  o  jurídica,  pública  o  privada,  que  por  sí misma  o  en  asocio  con  otros  decida  sobre  la  base  de  datos  y/o  el  Tratamiento  de  los  datos; i)  Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; j) Tratamiento: cualquier operación o  conjunto  de  operaciones  sobre  datos  personales,  tales  como  la  recolección,  almacenamiento,  uso, circulación o supresión de los mismos. ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales  que  serán  respetados  por  HOTELES FC   en  los  procesos  de  acopio,  uso  y tratamiento  de  datos  personales; a)  Principio  de  finalidad:  el  Tratamiento  de  los  datos  personales recogidos por HOTELES FC  debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado  el  Titular; b)  Principio  de  libertad:  el  Tratamiento  sólo puede  llevarse  a  cabo  con  el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados   sin   previa   autorización, o   en   ausencia   de   mandato   legal   o   judicial   que   releve   el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad:  la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  Se  prohíbe  el  Tratamiento  de  datos parciales,  incompletos,  fraccionados  o  que  induzcan  a  error;  d)  Principio  de  transparencia:  en  el Tratamiento  debe  garantizarse  el  derecho  del  Titular  a  obtener  de  HOTELES FC,  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea  técnicamente  controlable  para  brindar  un  conocimiento  restringido  sólo  a  los  Titulares  o  terceros autorizados;  f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de HOTELES FC  se  deberá  proteger  mediante  el uso  de  las  medidas  técnicas,  humanas  y  administrativas que  sean  necesarias  para  otorgar  seguridad  a  los  registros  evitando  su  adulteración,  pérdida,  consulta, uso  o  acceso  no  autorizado  o  fraudulento; g)  Principio  de  confidencialidad:  todas  las  personas  que intervengan  en  el  Tratamiento  de  datos  personales  están  obligadas  a  garantizar  la  reserva  de  la información,  inclusive  después  de  finalizada  su  relación  con  alguna  de  las  labores  que  comprende  el Tratamiento. CAPÍTULO II – AUTORIZACIÓNARTÍCULO  8.  AUTORIZACIÓN.  La recolección, almacenamiento, uso, circulación o  supresión  de  datos personales  por  parte  de  HOTELES FC y  Las  Sociedades  requiere  del  consentimiento libre,  previo,  expreso  e  informado  del  titular  de  los  mismos, HOTELES FC ,  en  su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades,  ha  dispuesto  de  los  mecanismos  necesarios  para  obtener  la  autorización  de  los  titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. ARTÍCULO  9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en un archivo de audio o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.  El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por HOTELES FC y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581de 2102. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.  Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización que en todo caso solicitarán HOTELES FC  o Las Sociedades al titular del dato es una declaración que lo informa sobre: a) Quién recopila el dato (responsable o encargado);b) Qué  datos  recopila; c)  Para  qué  recoge  los  datos  (las  finalidades  del  tratamiento);d)  Cómo  ejercer derechos  de  acceso, corrección, actualización  o supresión  de los  datos  personales suministrados; e) Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer. ARTÍCULO  10.  PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. HOTELES FC adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables,  la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  El Aviso de Privacidad de HOTELES FC está   disponible, entre   otros   medios, en   la   página   web www.hotelesfc.com.

 ARTÍCULO  12.  CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD.  El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: A.  La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento; B. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y C. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.  En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. HOTELES FC conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, HOTELES FC podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO III – DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO  14.  DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.  De  conformidad  con  lo dispuesto  en  el  artículo  8  de  la  Ley  1581  de  2012, el  titular  de  datos  personales  tiene  los  siguientes derechos: a)   Conocer,   actualizar   y   rectificar   sus   datos   personales   frente   a   UNIDAD   MÉDICA CENTROLAB,  en  su  condición  de  Responsable  y  Encargado  del Tratamiento; b)  Solicitar  prueba  de  la autorización  otorgada  a HOTELES FC,  en su  condición  de Responsable y Encargado del Tratamiento; c) Ser informado por HOTELES FC, previa solicitud, respecto del uso que  le  ha  dado  a  sus  datos  personales; d)  Presentar  ante  la  Superintendencia  de  Industria y  Comercio quejas  por  infracciones  a  lo  dispuesto  en  la  Ley  1581  de  2012,  una  vez  haya  agotado  el  trámite  de consulta  o  reclamo  ante  el  Responsable  del  Tratamiento; e)  Revocar  la  autorización  y/o  solicitar  la supresión  del  dato  cuando  en  el  Tratamiento  no  se  respeten  los  principios,  derechos  y  garantías constitucionales y legales; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO  15.  DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. HOTELES FC tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.  En  este sentido,  hará  uso  de  ellos  sólo  para  aquellas  finalidades  para  las  que  se  encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta .De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581  de  2012,  HOTELES FC  se compromete  a cumplir  en forma  permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y  15  de  la  Ley  1581  de  2012,  la  actualización,  rectificación  o  supresión  de  los  datos; d)  Tramitar  las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581  de  2012;e)  Insertar  en  la  base  de  datos  la  leyenda  “información  en  discusión  judicial”  una  vez notificado  por  parte  de  la  autoridad  competente  sobre  procesos  judiciales  relacionados  con  la  calidad o detalles  del  dato  personal; f)  Abstenerse  de  circular  información  que  esté  siendo  controvertida  por  el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Permitir el acceso  a  la  información  únicamente  a  las  personas  que  pueden  tener  acceso  a  ella; h)  Informar  a  la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan  riesgos  en  la  administración  de  la  información  de  los  Titulares; i)  Cumplir  las  instrucciones  y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. CAPÍTULO IV – PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN La Ley 1581 de 2012 confiere a todas las personas naturales unos derechos y garantías que buscan dotarlos de herramientas para proteger sus datos personales y el uso que se les da a estos.  Todo derecho que pretenda ser efectivo debe contar con un mecanismo conocido y eficiente mediante el cual se pueda hacer valer.

A continuación, HOTELES FC le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.

ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. HOTELES FC garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma: a) El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente  su(s)  dato(s)  está(n)  siendo  tratado(s)  por  HOTELES FC ; b)  El  Titular podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión del responsable; c) HOTELES FC  y/o Las Sociedades informarán al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento. PARÁGRAFO: HOTELES FC garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la  identidad  del  Titular  o  personalidad  de  su  representante,  poniendo  a  disposición  de  este,  de  manera gratuita,  el  detalle  de  sus  datos  personales  a  través  de  medios  físicos  o  electrónicos  que  permitan  el acceso  directo  del  Titular  a  ellos,  de  forma  que  el  Titular  pueda  hacer  efectivo  su  derecho  de  rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos. ARTÍCULO  17.  CONSULTAS.  De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, HOTELES FC garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales HOTELES FC garantiza: Tener habilitada su línea de atención al cliente 601 – 6134211, así como la cuenta de correo electrónico gerentegeneral@hotelesfc.com y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  En caso de que HOTELES FC no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO  19.  SUPRESIÓN DE DATOS.  El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a HOTELES FC la eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HOTELES FC es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
• (i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• (ir) No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
• (mi) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular. ARTÍCULO 20. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a HOTELES FC información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad. Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por: (i) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.  (ir) Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, HOTELES FC tomará el reclamo por no presentado. Toda solicitud   debe ser presentada a través   de los medios habilitados por HOTELES FC, señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos. HOTELES FC garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

 ARTÍCULO  21.  REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.  Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que HOTELES FC deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a HOTELES FC, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular. CAPÍTULO V – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓNARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, HOTELES FC adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO   23.   IMPLEMENTACIÓN   DE   LAS   MEDIDAS   DE   SEGURIDAD.   HOTELES FC mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• a) Especificación detallada de las bases de datos a las que aplica.
• b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
• c) Funciones y obligaciones del personal.
• d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
• e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
• f) Procedimientos que garanticen la conservación de las autorizaciones extendidas por los titulares de la información.
• g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
• h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
• i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
• j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales. CAPÍTULO VI – DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO  24.  HOTELES FC designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las BASES DE DATOS HOTELES FC y de Las Sociedades, a quienes se deberán dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de HOTELES FC para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten. ARTÍCULO  22.  VIGENCIA.  El presente documento rige a partir del 26 abril   de 2023 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.